Políticas de privacidad, Términos y Condiciones

9. INFORMACIÓN SOBRE EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de OCOBOS SAS ESP, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

9.1 Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano.

OCOBOS SAS ESP tratará los datos personales de sus funcionarios, así como de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral.

Tratamiento antes de la relación laboral:

OCOBOS SAS ESP informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

OCOBOS SAS ESP, una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos

personales suministrados, salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado. La información obtenida por OCOBOS SAS ESP respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas psicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

OCOBOS SAS ESP cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.

Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en OCOBOS SAS ESP, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de OCOBOS SAS ESP y la información personal obtenida del proceso de selección (funcionarios), se limita a la participación en el mismo.

Tratamiento de datos durante la relación laboral.

OCOBOS SAS ESP almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los funcionarios en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por la secretaria o dependencia que genero el vínculo y con la finalidad de administrar la relación laboral entre OCOBOS SAS ESP y el funcionario, por otro lado se deberá remitir la información básica para que repose en la base de datos general del departamento.

El uso de la información de los funcionarios para fines diferentes a la administración de la relación laboral, está prohibido en OCOBOS SAS ESP. El uso diferente de los datos e información personal de los funcionarios solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Le corresponderá a la Secretaría Jurídica de OCOBOS SAS ESP evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, OCOBOS SAS ESP procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles. De igual forma procederá para los datos personales obtenidos del proceso de selección generada en el desarrollo de la relación contractual con contratistas de la entidad.

OCOBOS SAS ESP tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

9.2. Tratamiento de datos personales de Contratistas y/o Proveedores

OCOBOS SAS ESP solo recaudará de sus contratistas y/o proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato o prestación del servicio a que haya lugar. La o las bases de datos que tenga OCOBOS SAS ESP para sus contratistas y/o proveedores, contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.

Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto de los contratistas seleccionados para prestar sus bienes o servicios a OCOBOS SAS ESP, se almacenará en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por la secretaría o dependencia que generó el vínculo y con la finalidad de administrar la relación contractual entre OCOBOS SAS ESP y el funcionario, por otro lado se deberá remitir la información básica para que repose en la base de datos general del Departamento.

Cuando se le exija a OCOBOS SAS ESP por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona física consecuencia de un proceso de contratación, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

OCOBOS SAS ESP recolectará según corresponda, de sus contratistas y/o proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

Los datos personales de empleados de los contratistas y/o proveedores recolectados por OCOBOS SAS ESP, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, OCOBOS SAS ESP podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

Cuando OCOBOS SAS ESP entregue datos de sus funcionarios a sus contratistas y/o proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta norma.

Para tal efecto, se incluirá la anterior obligación en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. OCOBOS SAS ESP verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

Por su parte, los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con OCOBOS SAS ESP, accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de funcionarios o contratistas de OCOBOS SAS ESP y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad que le indique OCOBOS SAS ESP según el tipo de dato de carácter personal tratado.

Para tal efecto se incluirá la anterior obligación en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. OCOBOS SAS ESP verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

9.3. Tratamiento de datos personales de la comunidad en general.

La recolección de datos de personas físicas que OCOBOS SAS ESP trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, o con la prestación de sus servicios se sujetará a lo dispuesto en esta política. Para el efecto, previamente OCOBOS SAS ESP informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades.

En cada uno de los casos antes descritos, las Secretarías o dependencias de OCOBOS SAS ESP que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva la norma aquí adoptada, además de prevenir posibles sanciones legales.

1O. Derechos de los Titulares de la información. El titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OCOBOS SAS ESP. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar cuando proceda, prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 1O de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado por OCOBOS SAS ESP o el Encargado del Tratamiento, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, previo agotamiento del procedimiento de reclamaciones establecido en la Política de Tratamiento de Datos Personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. De igual forma, la revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que los Responsables o Encargados han incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a las condiciones definidas en este documento y a sus Datos Personales que hayan sido objeto de tratamiento.

11. Deberes de OCOBOS SAS ESP: En calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, OCOBOS SAS ESP y sus funcionarios y/o servidores se comprometen a cumplir con los siguientes deberes:

Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar copia de la comunicación y de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
En caso de compartir y/o actualizar la información con algún Encargado del Tratamiento, garantizar que la autorización dada por el Titular sea suficiente y que la información misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Rectificar la información cuando sea incorrecta.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por el Titular en los términos de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales de OCOBOS SAS ESP.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cumplir con las demás disposiciones contenidas en la Ley y en los decretos reglamentarios.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando corresponda.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a través de correo electrónico o a través de cualquier medio de comunicación, sobre los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos, así como cualquier modificación a la presente Política de Tratamiento de la Información de Datos Personales en OCOBOS SAS ESP.

12 Área Responsable y Procedimiento para el ejercicio de los derechos del Titular: El Titular, su representante o causahabiente podrá presentar en cualquier momento consultas, peticiones y/o reclamos ante OCOBOS SAS ESP para conocer, actualizar, rectificar, solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización.

Por esta razón, es responsabilidad de todo el equipo de funcionarios y/o servidores de OCOBOS SAS ESP, sin excepción, cumplir con Política de Tratamiento de la Información de Datos Personales en OCOBOS SAS ESP, y en especial con la debida atención de las peticiones, quejas y reclamos que el Titular presente ante la compañía por este concepto.

Para ejercer sus derechos, el Titular o quien actúe en su nombre y representación, podrá presentar sus peticiones, quejas y/o reclamos ante OCOBOS SAS ESP por los siguientes medios:

Por medio electrónico a través del formulario ubicado en la página de la entidad www.ocobos.com
Teléfono: 3223648847
Comunicación escrita radicada en el correo ocobosesp@gmail.com.

El área responsable del manejo y tratamiento de la bases de datos, según el caso, será siempre Secretaría General, quien estará encargado de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el Titular en ejercicio de sus derechos.

La atención de una consulta, petición, queja o reclamo (PQRS), recibida por escrito, medio electrónico, vía telefónica o verbalmente, se tramitará de acuerdo al siguiente procedimiento:

CONSULTA: Cuando la pretensión principal sea una consulta, es decir, se consulte la información personal de El Titular que repose en la base de datos de OCOBOS SAS ESP, el procedimiento será el aquí establecido:

La consulta se formulará mediante el diligenciamiento de los formatos de PQRS de OCOBOS SAS ESP dispuesto para este fin, adjuntando copia de la cédula o documento de identificación del Titular.

Una vez recibido la consulta se deberá dar respuesta a El Titular, cualquiera que ella sea, dentro de los diez (1O) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará a El Titular, expresando los motivos de la demora e indicando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMO: Cuando la pretensión principal sea un reclamo, es decir, cuando el titular considere que la información contenida en la base de datos de OCOBOS SAS ESP debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 por parte de OCOBOS SAS ESP, el procedimiento será el aquí establecido:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable o Encargado de la Información, con el número de identificación de El Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que considere necesarios.
- Si el reclamo se encuentra incompleto, se requerirá a el titular
- o quien hiciera sus veces dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo del reclamo a fin que subsane los errores.
- Si pasados dos (2) meses desde la fecha del requerimiento de subsanación, El Titular o quien hiciere sus veces no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Una vez se reciba un reclamo con el lleno de los requisitos, se deberá incluir el mismo en las bases de datos en un término no mayor a dos (2) días hábiles identificándolo con una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- Si pasados dos (2) meses desde la fecha del requerimiento de subsanación, El Titular o quien hiciere sus veces no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de este término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término.
- En caso que OCOBOS SAS ESP reciba un reclamo y no sea competente para resolverlo, dará traslado, en la medida de lo posible, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

13. Rectificación, actualización y supresión de Datos Personales: De acuerdo a lo establecido en el punto 1O anterior, OCOBOS SAS ESP rectificará, actualizará o suprimirá a solicitud del Titular, cualquier tipo de información, según el procedimiento y los términos señalados en el artículo anterior. Tratándose de rectificación y/o actualización, las correcciones propuestas deberán estar debidamente fundamentadas.

Parágrafo: El Titular de la información en todo momento tendrá derecho a solicitar la eliminación total o parcial de sus Datos Personales y para ello se seguirá el procedimiento establecido en el punto 1O anterior. OCOBOS SAS ESP sólo podrá negar la eliminación cuando: i) El Titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos; ii) La supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas en curso, y; iii) En los demás casos contemplados en el artículo 1O de la Ley 1581 de 2012, cuando sea procedente.

14. Registro Central de Bases de Datos Personales:

OCOBOS SAS ESP, como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central, el cual se encuentra a cargo actualmente del Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, en el cual se relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información.

El registro central de bases de datos personales permitirá:

Inscribir toda Base de Datos Personales contenida en los sistemas de información de OCOBOS SAS ESP.
La inscripción de las bases de datos personales indicará: (i) el tipo de dato personal que contiene; (ii) la finalidad y uso previsto en la base de datos; (iii) la identificación de la Secretaría o dependencia de OCOBOS SAS ESP que hace el tratamiento de la base de datos; (iv) Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos;
(v) Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene; (vi) Ubicación de la base de datos en los sistemas de información de OCOBOS SAS ESP
(vii) el colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base de datos; (viii) La condición de OCOBOS SAS ESP como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de las bases de datos; (ix) Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe; (x) Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento; (xi) Funcionario de OCOBOS SAS ESP custodio de la base de datos; (xii) Los demás requisitos que sean aplicables de conformidad con las leyes, decretos y demás normas que regulen la materia.
De manera semestral se registrará, para efectos de cumplimiento y auditoría, los cambios surtidos en la base de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el custodio de la misma.
La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiados por OCOBOS SAS ESP, serán documentados en este registro central.
El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos personales, indicando el origen de la misma.

La cancelación de la base de datos de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por OCOBOS SAS ESP para hacer efectiva la cancelación.

15. Medidas de seguridad de la información. OCOBOS SAS ESP adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente.

16. Designación. OCOBOS SAS ESP designa a la Secretaría General o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de Datos Personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Política de Tratamiento de Datos Personales de OCOBOS SAS ESP.

17. Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales:

La Ley 1581 de 2012 aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas. De acuerdo con lo anterior, OCOBOS SAS ESP, teniendo en cuenta el modo de conservación de una base de datos, distingue que existen bases de datos automatizadas y bases de datos manuales o archivos. En ese sentido, reconoce que las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas, y las bases de datos manuales o archivos son aquellas cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física.

En virtud de lo anterior y teniendo en cuenta la excepción al régimen de protección de datos, se exceptúan de la presente política las bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico que tengan los funcionarios o servidores de OCOBOS SAS ESP.

De manera general, OCOBOS SAS ESP establece las siguientes directrices o políticas específicas relacionadas con el tratamiento de Datos Personales:

Cumplir con toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.
OCOBOS SAS ESP garantiza la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información que tenga bajo su responsabilidad. En los casos en que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que tanto la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales, sensibles y de menores sea un objetivo fundamental.
OCOBOS SAS ESP solicitará la autorización a los Titulares de los datos personales y mantendrá las pruebas de ésta cuando en virtud de las funciones de promoción, divulgación y capacitación, realice invitaciones a charlas, conferencias o eventos que implique el Tratamiento de Datos Personales con una finalidad diferente para la cual fueron recolectados.
En consecuencia, toda labor de Tratamiento de Datos Personales realizada por OCOBOS SAS ESP deberá corresponder al ejercicio de sus funciones legales o a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular, cuando la situación así lo amerite.
El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible.
Los Datos Personales solo serán tratados por aquellos funcionarios o servidores de OCOBOS SAS ESP que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones o actividades tengan a cargo la realización de tales actividades.
OCOBOS SAS ESP autorizará expresamente a la persona encargada de las bases de datos para realizar el Tratamiento solicitado por el Titular de la Información.
OCOBOS SAS ESP no hará disponible Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por la ley o por el Titular.
Las Políticas establecidas por OCOBOS SAS ESP respecto al Tratamiento de Datos podrá ser modificada en cualquier momento. Toda modificación se hará con apego a la normatividad vigente.
OCOBOS SAS ESP registrará las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD, en cumplimiento a lo establecido en la Ley1581 de 2012.
Los Secretarios, los Gerentes, los Directores, Jefes de Oficina reportarán a la Secretaría General- Dirección de Atención al Ciudadano las bases de datos con información personal que administren e informarán las novedades de su administración, así como las nuevas bases que se constituyan.
OCOBOS SAS ESP implementará procedimientos para garantizar el cumplimiento de sus políticas de tratamiento de la información personal.
El incumplimiento de las políticas de tratamiento de la información acarreará las sanciones contempladas en el Código único disciplinario y normas concordantes.

Los servidores públicos que tengan archivos y bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico en los equipos de cómputo de la entidad, deberán mantener dicha información en una carpeta identificable, de manera inequívoca que es de su uso personal.
Es responsabilidad de los servidores de OCOBOS SAS ESP reportar inmediatamente, cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, incidentes de seguridad, violación de códigos de seguridad o cualquier tipo de conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona o llegue a generar cualquier tipo de discriminación.
La formación y capacitación de los servidores públicos de OCOBOS SAS ESP será un deber y complemento fundamental de esta política.

18. Vigencia. La presente Política de Tratamiento de la Información de Datos

Personales de OCOBOS SAS ESP, entra en vigencia a partir de la publicación del Decreto Nº. 03

19. Cambios en la Política de Privacidad. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante correo electrónico o mediante el medio que en su momento disponga OCOBOS SAS ESP.