Condiciones de uso y Políticas de privacidad

OCOBOS SAS ESP dando cumplimiento a los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, a la Ley Estatutaria Nº1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y el desarrollo jurisprudencia! dado por la Corte Constitucional, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data a todos los titulares de datos personales con los cuales tenga relación, sea como responsable o sea como encargada de su tratamiento, según corresponda.

Este documento contiene las políticas de tratamiento de la información de datos personales para ser aplicado en el manejo de las bases de datos personales que de manera general tengan relación con OCOBOS SAS ESP y con terceros, en los términos que determina la Ley.

OCOBOS SAS ESP en cumplimiento de la legislación vigente, adopta y hace público a todos los interesados la presente política la cual contiene los lineamientos y elementos esenciales para el cumplimiento con la legislación de Protección de Datos Personales.

OCOBOS SAS ESP, en aras de dar cumplimiento con lo establecido en esta política, ha dispuesto como canal de atención para cualquier asunto relacionado con la protección de datos personales sus oficinas ubicadas en la Av Calle 26 Nº 51 – 53 en Bogotá D.C., Colombia; Teléfono: 7490000 o a la línea gratuita 018000911899.

1. Responsable del Tratamiento: OCOBOS SAS ESP, Empresa privada, domiciliada en la ciudad de IBAGUE., identificada con el NIT. 901.654.481-4 con correo electrónico ocobosesp@gmail.com.

2. Descripción General: OCOBOS SAS ESP, de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria Nº1581 de Octubre 17 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de Junio 27 de 2013 ahora adoptado en el Decreto único Nº1074 de Mayo 26 de 2015 y demás disposiciones complementarias, adopta la Política de Tratamiento de la información de Datos Personales, la cual será aplicada por OCOBOS SAS ESP del Departamento, respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de las diferentes actividades que constituyan tratamiento de datos personales (En adelante el Responsable del Tratamiento).

3. Ámbito de aplicación. Esta política se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal, registrados en cualquier Base de Datos que recoja, recopile, administre, circule y maneje OCOBOS SAS ESP en forma presencial, no presencial y/o virtual de sus funcionarios y/o empleados, candidatos a funcionarios , ex funcionarios, contratistas, clientes, usuarios, proveedores, empleados de sus contratistas y/o demás terceras personas con las cuales tengan cualquier tipo de relación de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 ahora adoptado en el Decreto único 1074 de 2015.

4. Definiciones. Para dar aplicación a lo dispuesto en la presente Política, se entiende por:

Autorizaciones: Es el consentimiento dado por el dueño o titular de información que se pretende incluir en una base de datos, dicha autorización debe informarle cuáles datos personales serán recolectados, así como las finalidades para las cuales será usado el dato.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por OCOBOS SAS ESP o cualquier tercero designado por éste último para los efectos, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos o Banco de Datos: Es el conjunto organizado de datos personales que sean objeto del tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Para efectos de OCOBOS SAS ESP serán datos personales aquellos suministrados por los Titulares, cuando acceden a los bienes o servicios que ofrece la entidad o con ocasión de los mismos, entre otros los siguientes: Nombre (s), apellidos, edad, sexo, estado civil, correo electrónico, dirección de correspondencia o residencia, número de teléfono, número de celular, fecha de nacimiento, profesión, ciudad, país y demás datos que sean solicitados en el proceso de registro o en cualquier momento por parte de OCOBOS SAS ESP , los cuales en ningún caso serán de carácter sensible en los términos de la ley.
Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales en virtud de la delegación o mandato por parte del Responsable. Entre dichos encargos se encuentran la obtención de autorizaciones por parte de los ciudadanos y la verificación de cumplimiento de la finalidad en la recolección por parte de la Entidad.
Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
Dato semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios ó actividades comerciales.
Dato privado: Es la información de naturaleza íntima o reservada que por encontrarse en un ámbito privado, sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones, así como por decisión del titular de los mismos. Es el caso de los libros de los comerciantes, de los documentos privados, de las historias clínicas o de la información extraída a partir de la inspección del domicilio.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. entendiendo por tratamiento “Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”. Tiene entre sus actividades las de: i) definir la finalidad y la forma en que se almacenan, recolectan y administran los datos, ii) solicitar y conservar la autorización en la que conste el consentimiento y sin estar vinculadas a otro tipo de información.

5. Principios. OCOBOS SAS ESP definirá su política de tratamiento de datos personales teniendo en cuenta los siguientes principios:

Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política de Colombia y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades expresamente autorizadas en la Ley.

6. Tratamiento de datos personales:

Tratamiento de datos públicos: OCOBOS SAS ESP, advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública como los contenidos en los registros públicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de otros principios obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regule esta materia.

Tratamiento de datos sensibles: Solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento. OCOBOS SAS ESP, utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

En adición a lo anterior, OCOBOS SAS ESP cumple con las siguientes obligaciones:

Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo.

Tratamiento de datos de menores: OCOBOS SAS ESP solo trata datos personales de los niños, niñas y adolescentes cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de información suministrada por funcionarios o contratistas al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con la entidad. De igual forma, se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012, prohíbe el tratamiento de datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos ” siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos preva/entes”.

De acuerdo con lo anterior, este tipo de datos serán tratados según las siguientes directrices:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

7. Finalidad del tratamiento y de la recolección de los datos personales:

De manera general, OCOBOS SAS ESP realiza el tratamiento de datos personales en ejercicio propio de sus funciones legales, en ese sentido podrá tratar los datos personales, entre otros para recolectar, almacenar, usar, depurar, analizar, circular, transmitir o transferir directa o indirectamente datos personales del titular, tales como: a: Nombre, apellidos, edad, sexo, estado civil, correo electrónico, dirección de correspondencia o residencia, número de teléfono, número de celular, fecha de nacimiento, profesión, ciudad, país y demás datos que sean solicitados en el proceso de registro o o de terceros, la implementación de una estrategia global de marketing destinada a actos de promoción y publicidad de los productos, servicios, ofertas, promociones, invitaciones, premios, programas, campañas, entre otras.

Evaluar la calidad de los servicios prestados por la entidad y en general para la actualización de datos y demás actividades de mercadeo, publicidad, marketing y administración necesarias para el cabal desarrollo de la misión de la entidad.
Establecer comunicación entre OCOBOS SAS ESP y el Titular para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos, físicos y/o cualquier medio de comunicación.
- Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar programas, proyectos y eventos.
Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.

Ofrecer servicios.
Evaluar los hábitos o necesidades de los Titulares, hacer análisis y/o segmentación de mercado y/o estadísticos.
Solicitar la opinión del Titular sobre servicios prestados por la entidad.
Llevar a cabo análisis de mercado y con fines estadísticos.
Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de OCOBOS SAS ESP o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones de Ley.
Los demás descritos en la presente política o en la Ley.

Los datos personales que sean suministrados por el titular serán tratados y utilizados solamente para las finalidades aquí previstas, y por tanto, OCOBOS SAS ESP no procederá a vender, licenciar o divulgar los mismos, salvo las excepciones consagradas en la ley. De igual modo, la información suministrada por el titular podrá ser compartida con agencias, encargados de la información, proveedores de servicios y terceros en general que presten servicios a OCOBOS SAS ESP o a terceros en nuestro nombre.

OCOBOS SAS ESP no solicita, ni realiza tratamiento sobre datos sensibles.

OCOBOS SAS ESP garantizará los mecanismos a través de los cuales hace uso de los datos personales sean seguros y confidenciales, ya que cuentan con mecanismos de seguridad informática y los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas.

8. Autorización. La recolección, almacenamiento, el uso, depuración, análisis, circulación, transmisión o transferencia, circulación o supresión de Datos Personales por parte de OCOBOS SAS ESP requiere siempre del consentimiento previo, expreso e informado del Titular de aquellos.

En cumplimiento de la legislación vigente, OCOBOS SAS ESP ha dispuesto los siguientes mecanismos para obtener la autorización o ratificación por parte de los Titulares de Datos Personales:

En la autorización solicitada por OCOBOS SAS ESP se establecerá como mínimo: (i) La identificación completa de la persona de quien se recopilan Datos Personales; (ii) La Autorización a que hace referencia el numeral 7.2 anterior; (iii) La finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, y; (iv) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los Datos Personales suministrados por el Titular de los mismos.

El formato físico y escrito de Autorización a implementar por OCOBOS SAS ESP, y sus características estará contenido en el procedimiento respectivo.
Será responsabilidad de la Secretaría General – Dirección de Atención al Ciudadano y Secretaría de Tecnologías de la Información Y Comunicaciones -TIC – Dirección de Gobierno en línea, adoptar las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo se obtuvo autorización por parte de los Titulares.
Los Titulares de Datos Personales podrán solicitar en cualquier momento y sin limitación de ninguna índole, la supresión de sus datos y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.

PARÁGRAFO: Será obligación de OCOBOS SAS ESP y en particular de la Secretaría General – Dirección de Atención al Ciudadano y Secretaría de Tecnologías de la Información Y Comunicaciones -TIC – Dirección de Gobierno en línea, llevar registro y tener soporte de todas las autorizaciones emitidas por el Titular. Todos los soportes deberán estar disponibles en todo momento mientras se lleve a cabo el Tratamiento de Datos Personales y cinco (5) años más. Para el almacenamiento OCOBOS SAS ESP podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.